文書組 問與答

1.一般（平信或限時）信件之公文，收發室收到當日即登錄於本校信件登記簿，並連同信件送交單位（文書組）主管拆閱並做分文作業。

2.掛號信件及包裹之公文，收發室收到當日即將信件或包裹號碼鍵入本校網頁信件處理系統並列印清單後，連同信件或包裹送交單位（文書組）主管拆閱並做分文作業。

教職員工（含行政、研究助理）信件：
1.信件以學校為通訊地址者，應請（告知）來信者，來信時務必書寫收信人全名及所屬單位名稱。
2.一般（平信或限時）信件，收發室於收到當日直接投擲收發室所設各單位所屬信（公文）件箱中， 而由各單位派人自行領回轉發。
3.掛號信件及包裹，收發室於收到當日即將信件或包裹號碼鍵入本校網站之掛號信件包裹查詢網頁， 並以E-mail通知信件或包裹所有人領取。
4.掛號信件及包裹領取時，務請攜帶可證明文件以便簽名領取；而如由他人代領時，請代領人亦務必攜帶可證明文件，以便由代理人簽名領取。
5.掛號信件及包裹查詢，操作程序為：進入本校網站-網站連結-快速連結-掛號郵件包裹查詢-輸入帳號、密碼（guest）郵件查詢-收件人（輸入查詢者姓名）。

1.一般（平信或限時）信件之公文，收發室於到當日即將登錄於校長信件登記簿，並連同信件送交秘書室簽收。

2.掛號信件及包裹之公文，收發室收到當日即將信件或包裹號碼鍵入本校網頁信件處理系統並列印清單後，並連同信件送交秘書室簽收。

1.非屬公文類之公務信件送交文書組郵寄時，請書寫完整收件單位（人）名稱及地址，並註記信件寄送速別（例如：印刷品、普通、限時或掛號），如非必要，請勿以掛號郵件寄送。

2.公務之公文，如受文單位係電子公文交換對象，則以電子公文方式傳送，既快又省郵資；如無法以電子公文方式（例：公文附件複雜、受文單位非電子公文交換對象）傳送之公文，則以郵寄方式寄送，郵寄時請註記郵寄速別（如：印刷品、普通、限時或掛號）。

3.各項研究計劃案，如以函送方式郵寄資料時，所需郵寄經費，由學校經費支應，如非以函送方式郵寄資料，或每次郵寄文件達50件以上，除專案簽准由學校經費支應郵資外，則所需郵寄經費，由各研究計劃經費支應。

4.校內各教學單位公文互相傳遞，除具時效性或重要性公文須派專人親自傳遞外，一般性公文或信件則可逕放置於收發室所設置各單位信件箱中，並由各單位派人自行取回，而位於行政中心各單位公文，則由專人負責傳送。

一、核蓋大印（關防）：

1.請依文件（如：各種證明書、聘書、公告、感謝狀、申請書、合約書、結算表、預算表、招標文件 …… 等）需求，以請印登記簿或核准公文請印，奉核准後請將文件及請印登記簿或核准公文送至文書組用印。
2.向各公務單位請款之收據，經出納組開立後，即可送至文書組用印。
3.畢業證書影本用印，請先將畢業證書影本送至教務處核對與正本無誤並核蓋教務處授權章後，再至文書組核蓋大印（關防）。
4.大印（關防）套印，一次用印超過100件以上（如：各項獎狀、證書、聘書……等）或為文件整潔（如： 會計預（結）算書……等），建議以簽奉核准後套印。套印前請至文書組核蓋大印（關防）印模。

二、核蓋小官章（校長官章）：

請依文件需求，以請印登記簿或簽准公文請印，奉核准後至秘書室核蓋小官章。

三、核蓋校長簽名章：

請依文件（如：各項證明書、聘書、感謝狀、獎狀……等）需求，以請印登記簿或簽准公文，奉核准後將文件送至秘書室用印。